時間をハックする方法

習慣をつくる

現代の職場環境に関して言えることが一つだけあるとするなら、これしかありません。つまり、スケジュールをコントロールできなければ、逆にコントロールされてしまうということです。 - The Complete Guide to Time Blocking

タイムブロッキング法

時間を有効活用するコツとして「タイムブロッキング法」があります。

タイムブロッキングとは、特定の時間枠に特定のタスクを割り当てることで、一日を最大限に活用する生産性ハックです。 - 生産性を高める秘密兵器「タイムブロッキング」。その仕組みとは?

つまり「○○時から△△時まではこの作業しかやらない」とあらかじめ計画を立てておくのです。そしてその時間はその作業だけの「神聖な」時間とし、他の作業には意識を向けないようにします。そうすることで目の前のタスクに思う存分集中できる環境をつくることがこの計画法の目的です。

仕事のやり方は一変する

タイムブロッキング法の利点はなんといっても「一つの作業に深く集中できるようになること」です。普通に仕事をしているとメールがきたり、急な打ち合わせが入ったりします。すると集中したいタスクがあっても中断されてしまう。せっかく作業が乗ってきたところで中断されようものならひとたまりもありません。

この方法では作業への深い集中を可能にします。 The Complete Guide to Time Blockingの図を参考に一般的な予定との比較図を作ってみました。

比較画像

一目瞭然、タイムブロッキング法で作成した予定はすっきりしています。これなら思う存分作業に集中できそうです。

作り方の紹介

タイムブロッキング法を使った予定作成方法を下記記事を参考に紹介します。

1. 最優先事項を決める

まず、なんのためにタイムブロッキング法を使いたいのかを決める必要があります。集中する時間を確保したいのか、それとも効率的に仕事を終わらせたいのか。それを決めておくと「何を」ブロックに当てはめ、「どのように」ブロックを分割するのかが見えてきます。

何を選ぶにしても、優先度の高い事項を明らかにしておけば「何をブロックに配置するべき」で「どのようにブロックを分けるべき」かがめてくるだろう。

2. テンプレートを作っておく

次にテンプレートを作ります。例えば毎日決まった仕事があるならそれを毎朝決まったブロックに当てはめる。それはさしずめ「モーニングルーティン」のよう。朝のルーティンは良い目覚めを助けます。

他にも決まった仕事があるなら、そのためにあらかじめブロックを確保しておきます。

3. 時間を確保する

より深い集中を要する作業のために「時間を確保」しておきます。例えば執筆作業、デザイン、そしてコーディングなどの作業は深い集中が必要です。これらの作業は一旦集中が妨げられると、再度深い集中に入ることが難しいはず。だからこそ長い時間を一つの作業に当てられるこの方法はこれらの作業に向いています。

特におすすめなのは「自分が集中できる時間帯に、集中力を必要とする作業を割り当てる」こと。逆に作業が乗らないと感じる時間帯には、集中力を必要としない作業を割り当てます。例えばやり方が決まったルーティンワークなどはこれに当たるでしょう。このようにして、自分の精神状態や性格傾向と相談しながら予定を詰めるのも、時間帯で予定を分割するこの方法の利点でもあります。

4.「雑事集中タイム」をつくる

日頃仕事をしているとメール対応やチャットに返信したりと、雑事に追われてしまうことがあります。ですのでそれらに集中して対応する「雑事集中タイム」を設けます。

タイムブロッキング法の強みは私たちが「いつ」作業を行うかを決められるところ。これはタスクを羅列するタイプの予定との大きな違いです。

タイムブロッキング法の魅力は「いつ」タスクを行うかを決められるところにある。そうでなければ、タスクが急に割り込んでくることを許してしまうことになる。

先ほど紹介したようにこれらの作業は「モーニングルーティン」として当てはめて置けば、一日の良い目覚めになるかもしれません。

5. Todoリストを作る

最後に一日のはじめに「ToDoリスト」を作りましょう。これまで紹介したのはある程度決まったタスクについてでしたが、毎日決まったタスクがあるわけではないはず。イレギュラーはつきものです。そのために毎朝ToDoリストを作成し、タイムブロックの空いた箇所に配置していきましょう。

そして最後に大切なのは、一度作ったタイムブロックは今後もブラッシュアップが必要であるということ。恐らく最初から完璧に自分に適した予定が作れるということはないでしょう。だから自分に合うように予定も変えていかなければなりません。

例えば週末等に作成したタイムブロックを見直す時間を設け、反省点をピックアップし、来週のタイムブロックに活かしていく方法がより有効でしょう。

それだけじゃない

例えば予定を決めるとき「タスクを決める」ことがあるかもしれません。

  • 部屋の掃除
  • 洗濯をする
  • 英語の教科書を10ぺージ読み進める
  • 次の日の仕事の準備をする

などのタスクを羅列し、実行する。もし友人から「今日はどうしても会いたいんだけど」と言われて夕食に誘われたら?それによって「英語の教科書を10ぺージ読み進める」が完了しないかもしれません。すると脳は「今日は予定が完了しなかった」とモヤモヤした感情を覚えてしまうかもしれません。

つまり、タスクをこなしていくやり方は「タスクが完了せずにモヤモヤするリスク」があるということ。するとそれが「劣等感」として募ってしまうかもしれません。これがこの方法の弱点です。

そこで「タイムブロッキング法」が非常に有効です。タイムブロッキング法では「何時から何時までの1時間は○○に当てる」というように「時間によって作業を分割」します。そしてその時間以外は別の作業のことを考えないようにします。

これによって「タスクが完了せずにモヤモヤするリスク」をなくせます。なぜならタイムブロッキング法による目標は「この時間はこの作業をする」というもの。ですので少しでもタスクの進捗があるだけで目標達成です。

生活を快適に過ごすためには、いかにして「余計なことを考えないか」が大切です。掃除や家事を手順化して思考する頻度を減らすのもこれが理由だし、例えば靴下を統一したりするのも「片方なくなったらどうしよう」という心配を排除することにつながる。こういった小さなことの積み重ねで生活はどんどん快適になっていきます。タイムブロッキング法では「目の前の作業以外余計なことは考えない」ことを可能にしつつ、「このタスクが完了しなかったらどうしよう」という不安も排除できるので、とてもおすすめです。

画像:Unsplash.com

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